仕事の知識

【ISO9001取得】4.1組織の状況の理解とは?具体例で解説!

ISO9001取得に向けてプロジェクトメンバーに選ばれた。

初めにぶつかった疑問、「要求事項」というものがあるらしい。

調べてみると、「要求事項」とは「~しなければならない」もの、とのこと。

そして要求事項の中身を見ていくと、「組織の状況の理解」を明確にしなければならないとのこと。

「組織の状況の理解」を明確にするとはどういうこと?

どういった書類が必要なのか?

わかりやすい言葉で教えて欲しい。

 

本記事はこのような疑問について、分かりやすく、ていねいにお答えします。

 

本記事を読むと次3つがわかります。

・ISO9001の要求事項とは

・「4.1組織の状況の理解」の要求事項とは

・具体的にどのようにすればよいのか

 

 

初めまして、「はちひろ」と申します。

本記事を書いている私の経歴を説明しますと、

 

勤めている会社でISO取得時の立ち上げメンバーで、以来6年以上にわたりISO推進委員を担当しています。

現在はISO副管理責任者という立場にあります。

 

はちひろ
はちひろ
よろしくお願いします!

 

ISO9001の「要求事項」は全部で100以上あります。

その全てをクリアしなければISO9001取得はできません

 

本記事では「4.1組織の状況の理解」について3つのポイントでわかりやすく、ていねいに解説したいと思います。

ポイント

1・「~しなければならない」を抜粋する。

2・要求事項にどのように対応するか考える。

3・実際に書類を作成する。

 

はちひろ
はちひろ
「要求事項」については、この記事で詳しく解説してるよ。
【ISO9001:2015取得へ】要求事項を徹底解説!最新版まとめました。 ISO9001取得のためのプロジェクトメンバーに選ばれてしまった。 いろいろ難しいところは管理責任者がやってくれるけど、何...

 

【4.1組織の状況の理解】要求事項とは?

ISO9001:2015版の「4.1組織の状況の理解」の要求事項を抜粋し、どういったものがあるのか理解しましょう。

 

理解しなければ対応できません。

 

以下は「JIS・Q9001:2015品質マネジメントシステム-要求事項」から引用しております。

——————–

組織の状況 

4.1 組織及びその状況の理解 

組織は,組織の目的及び戦略的な方向性に関連し,かつ,その品質マネジメントシステムの意図した結

果を達成する組織の能力に影響を与える,外部及び内部の課題を明確にしなければならない

組織は,これらの外部及び内部の課題に関する情報を監視し,レビューしなければならない

注記 1  課題には,検討の対象となる,好ましい要因又は状態,及び好ましくない要因又は状態が含まれ得る。

注記 2  外部の状況の理解は,国際,国内,地方又は地域を問わず,法令,技術,競争,市場,文化,社会及び経済の環境から生じる課題を検討することによって容易になり得る。

注記 3  内部の状況の理解は,組織の価値観,文化,知識及びパフォーマンスに関する課題を検討することによって容易になり得る。

————-

 

難しい言葉ばかりで「何のこっちゃ」となってしまうかもしれません。

 

赤いマーカーをしているところが「~しなければならない」と書いてあるところです。

 

2ヶ所ありますね。

 

この2ヶ所をきちんとクリアしておけば問題なく認証取得することができます。

 

 

↓わかりやすい言葉で書き直してみました。

・「品質に関する仕組み」に影響がある「外部の課題」と「内部の課題」を明確にしましょう。

・明確にしたら定期的にレビュー(見直し)ましょう。

 

 

この2点の要求事項があることがわかりました。

 

では次に、この要求事項にどのように対応するか考えてみましょう。

【4.1組織の状況の理解】要求事項に対応する

 

ISOの仕組みとして、要求事項にどう対応するかは会社によって違っても大丈夫、となってます。

 

よって、ここからは会社ごとにやりやすい方法で対応すればOKです。

 

 

ここでは具体例として、私の会社の方法を記載しておきます。

参考にしてみてください。

 

はちひろ
はちひろ
ここからは実際に僕がやっていることだよ。参考にしてみて。

1・ISO推進委員で外部の課題と内部の課題を上げてみる

 

まずISO推進委員で各部署の外部の課題・内部の課題はどのようなものがあるか考えます。

ここで大切なことは「実際に課題になっていること」をあげてください。

 

無理やり引っ張ってくる必要はありません。

実際の業務に沿ったものでないと、ISO活動が意味のないものになってしまうからです。

 

例えば、

外部:消費税があがるので売上が読めない

内部:世代交代の技術継承

などです。

 

2つずつくらい出しましょう。

2・外部の課題・内部の課題をISO委員会に提出する

 

課題が明確になったら、ISO委員会に提出しましょう。

文書にして提出するのが望ましいです。

これはのちのち「記録」として使えるからです。

 

はちひろ
はちひろ
ISO活動では「記録」が重要になるよ。「記録」とは紙媒体でなくてもいいけど、必要な時にすぐ出せるようにしておくことが大切だよ。

 

提出したら、ISO委員会で各部署の課題を話し合いましょう。

そして現時点でこういった課題がある、ということを明確に(文書に残す)しましょう。

 

ISO活動で「明確」という言葉がある場合、「証拠を残す」という意味とほぼ同じです。

 

文書(記録)で残すのが一番手っ取り早く、わかりやすいかと思います。

しかし、そこはあなたの会社のやり方でやるのが一番いいと思います。

 

3・外部の課題・内部の課題は定期的に見直す

 

外部の課題・内部の課題は定期的に見直さなければなりません

要求事項の2つめですね。

 

定期的というのは「1年ごと」と解釈して大丈夫です。

「毎年4月にレビューする」、とマニュアルに明記しておけばOKです。

もちろん、毎年4月になったらきちんと見直ししないとダメですよ。

 

はちひろ
はちひろ
マニュアルは要求事項ではなくなったけど、あったほうが実務も審査も捗るよ。これは僕の実感だけど。

 

【4.1組織の状況の理解】実際に書類に残す

 

ここまできたらどのような書類が必要か考えましょう。

ISO2015版から文書について、すこし立ち位置がかわりました。

 

文書化する目的は「共有」すること

共有することができれば文書は少ないほうがよい

 

ISO2008年版(ひとつまえの規格)では書類ありき、のところがあったのですが、2015版から書類は少ないほうが良い、となりました。

したがって、

 

・組織の状況の理解という表題の書類

・中は各部署の外部の課題・内部の課題が一覧表になっている

・見直した場合のチェック欄を作っておく

 

上記のものを1つ作れば良いのではないでしょうか?

 

各社やりかたはいろいろあるかと思いますが、おおむねこのような書類があれば大丈夫かと思います。

 

あなたの会社の管理責任者とよく話し合って、決めてみてください。

 

【4.1組織の状況の理解】まとめ

【ISO9001】4.1組織の状況の理解 について詳しくみてきました。

 

まとめますと、

まとめ

・外部の課題を見つける

・内部の課題を見つける

・書類に残す

・毎年見直しをする

このようになりました。

 

これから取得を目指している場合、はじめはいろいろと書類ありきで進めなければならないところもありますが、そこで立ち止まることなく前に進むことが重要です。

ここで作っておくことでのちのち課題が見つけ出しやすくなるメリットもあります。

 

次は【4.2利害関係者のニーズ及び期待の理解】です。

 

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