仕事の知識

【ISO9001取得を目指す】教育訓練とは?押さえるべき3つのポイント!

ISO9001取得のために動き出しました。

1つ1つISO9001の要求事項に合わせて体制を整えているけど、教育訓練って何をすればいいんでしょう?

教育訓練の知識と、実際の作業や記録などについて教えて欲しい。

本記事ではこのような疑問について、ていねいにお答えします。

 

初めまして「はちひろ」と申します。

本記事を書いているわたしの経歴ですが、勤めている会社のISO立ち上げメンバーであり、立ち上げ以来6年以上ISO推進委員をしております。

現在はISO副管理責任者の立場にあります。

はちひろ
はちひろ
よろしくお願いします!

 

ISO9001の要求事項にある「教育・訓練」についてわかりやすく丁寧に3つのポイントで説明したいと思います。

・ISO9001の教育訓練とは?

・具体的に何をどうすればいいか?

・教育訓練で残すべき記録や文書は?

 

それでは始めましょう。

ISO9001・教育訓練とは?

「教育・訓練」とはISO9001:2015版規格で7.2項の力量の項に記載されている要求事項の一つです。

要求事項については別記事で説明したいと思います。

 

簡単に書きますと、「要求事項」とはISO9001取得にとって「やらなければならない必須科目」のようなものです。

要求事項をきちんとやっていない(満たしていない)場合、ISOの取得はできません。

はちひろ
はちひろ
やらなきゃいけないんだ。。。

 

教育訓練についてすこし難しい言葉ですが説明したいと思います。

a)品質に影響がある作業を行う従業員に必要な力量を明確にする。

b)力量不足のばあい、教育訓練を行うかほかの処置をとる。

c)教育訓練は有効性を評価する

d)従業員は品質目標の達成に、自らがどのように貢献できるかを認識することを確実にする

e)教育訓練について記録を残す。

 

はちひろ
はちひろ
うーん、難しく書いてあるからよくわからないや。

 

わかりやすく次で説明していきますね。

しっかり理解して早速実践してみましょう!

 

ISO9001要求事項についてこちらでまとめています↓

【ISO9001:2015取得へ】要求事項を徹底解説!最新版まとめました。 ISO9001取得のためのプロジェクトメンバーに選ばれてしまった。 いろいろ難しいところは管理責任者がやってくれるけど、何...

ISO9001・教育訓練は具体的に何をすればいいの?

具体的には次の3つをきちんと行いましょう。

・作業に必要な力量を明確にして、力量がある者に作業をさせること。

・力量が足りない場合、力量を身につけさせること。

・教育や訓練を行ったという証拠を記録(報告書でなくても良い)に残すこと。

はちひろ
はちひろ
もっと噛みくだいて具体例で説明するね。

作業に必要な力量を明確にするとは?

まず仕事の流れを分解して1つ1つの作業を細かく分けましょう。

そして細かく分解した上で、作業者1人1人の力量表を作ってみましょう。

ここでは4段階評価すると楽になると思います。

4:十分に作業でき、教育することもできるレベル

3:1人で十分作業できるレベル

2:作業できる人について、一緒に作業できるレベル

1:まったく作業できないレベル

このように4段階で評価してみましょう。

そして、「3以上の者は作業しても良い」という形にしておきましょう。

そうすることによって誰が作業しても良いのか、簡単にわかるようになります。

早速実践してみましょう。

はちひろ
はちひろ
この評価表は給料の査定のようなものではないから、特に従業員に見られないようにする必要はないよ。

力量を身につけさせる(教育訓練を行う)とは?

教育訓練の実践です。

ここでもPDCAのサイクルをイメージしてみましょう。

計画→実践→確認→検討

このサイクルです。

ISOにのっとった仕事はすべてPDCAで考えるとわかりやすいですよ。

具体的には

・1年間の教育訓練の計画を立てる

・計画に沿って教育訓練を行う

・訓練期間終了の時に思っていた力量がついているか確認する

・OKならば力量を評価する、NGならばもう一度計画を立てる

この流れですね。

具体的にわたしの会社ではどのように行っているか記載しておきます。

はちひろ
はちひろ
参考にしてね。

 

・「教育訓練計画書」に1年間の教育訓練の計画を記載する。(P)

 

これは工程表にもなり記録にもなるものです。

もちろん途中でどんどん追加しても構いません。

計画には〇を、

実際に行ったら〇を塗りつぶして●にし、日付を記入する。

・教育訓練を実施する。(D)

実際に教育訓練をするのは「力量4」をもつ作業員です。

もし力量を持っている作業員がいない場合(新しい機械を導入した時など)は、外部の講師を招くこともあります。

教育訓練の方法はいろいろありますが、

手順書を活用し、できるようになったところに「✔」を入れていくと、手順書がそのまま「テキスト」にもなり「記録」にもなります。

報告書と一緒に残しておけば、立派な記録になります。

・教育訓練が終わったら「教育訓練報告書」を作る。(C)(A)

この報告書によって訓練完了を報告すると同時に、

「有効性の評価」もおこないます。

有効性の評価では、

「問題なく作業できる」と書くだけでなく、

「将来どうなって欲しいか、期待するところ」まで書きましょう。

そうすることで単なる報告書ではなく、より意味を持ったものになります。

 

この手順でおこなうとPDCAサイクルがキレイに回ります。

ぜひ参考にしてみてください。

教育訓練で具体的に残すべき記録や文書は?

先ほど上に書いたことをそのまま実践すれば、すべての文書と記録が残ります。

完全にISOの要求事項をクリアしているからです。

 

残すべき記録と文書

・教育訓練計画書

・教育訓練報告書

・該当の作業手順書

・作業手順書にチェックを入れたもの

これだけで、ほかに必要なものはありません。

作業手順書は紙の文書にせず、ビデオなどにしている企業もあるかと思います。

その場合は教育訓練用のマニュアル(簡単なものでいいので)を作っておくと便利かもしれません。

その際は訓練の流れを箇条書きにして、チェック欄を作っておくとわかりやすいと思います。

 

まとめ

ここまでISO9001:2015版の教育訓練についてみてきました。

実際やってみると難しくないと思います。

まとめますと、

まとめ

・作業の力量表をつくる

・力量が足りない人に教育訓練をする

・PDCAの流れで教育訓練をする

・記録をきちんと残す

 

このようになりました。

1つだけ気をつけることは、「教育訓練計画書」で計画している場合は「教育訓練報告書」できちんと報告することを忘れないようにすることです。

計画書と報告書はセットで考えましょう。

計画しているのに報告書がないと内部監査や審査で指摘されるポイントになります。

 

はちひろ
はちひろ
特に取得直後の審査などでは絶対に見てくるポイントだよ。

 

ここだけ気をつければ特に難しいことはありません。

さあ明日から早速実践してみましょう!

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