仕事の知識

【ISO9001取得】を目指す、基礎知識と体験談3つのポイント

ある日突然、

「ISO9001を取得するぞ、担当は君だ。」

と、急にISO推進委員に選ばれてしまった方。

何をすれば良いのか、どう準備していいのか、そもそもISOって何なのか。

と思っている方に、

 

ISO9001を取得するといわれても、ISOって何だ?

具体的にどのような作業をすればいいんだろう?

書類がたくさん必要になるらしい。

 

 

こういった疑問に答えます。

本記事は「ISO9001」に絞って、これからISO9001を取得しようとしているひとに向けて知っておくべき基礎知識や体験談を書いております。

 

はちひろ
はちひろ
僕も最初は全くわからなかった。今は副管理責任者という立場だよ。

 

ちなみに私は勤めている会社のISO立ち上げメンバーで、今年6年目。

今では副管理責任者という立場にいます。

ISOとは一体なに?

 

まずISOとは一体何なのか、基本的なところから勉強していきましょう。

この記事を読んでいるということは、これからISOを取得する企業に勤められているか、すでに取得している企業でISOの担当が回ってきたか、のどちらかではないでしょうか?

いずれにせよこれからISOを勉強していくには基本的なところから知っておかなければなりません。

みていきましょう。

ISOとは「国際標準化機構」のことで、国際的な標準の規格を決めるということです。

ISOの規格には様々なものがすでに出来上がっています。

この規格に適合しているか審査を通過することでISO取得を認証してもらうことが最初の目標になることでしょう。

ISOを取得するとよく言われますが、審査機関にISOの規格に適合しているかどうかを審査してもらい、審査に合格することを指します。

 

「9001」や「14001」など番号で管理されており、品質に関するものは9001、環境に関するものは14001と決まっております。

この辺りの番号は自社がどの規格を採用するかによって変わりますのでそこまで詳しく知る必要はありません。

・ISOとは国際標準化機構のこと

・ISO規格に適合しているか第三者認証制度

・ISOの規格は様々なものがあるが自社に関係するところだけ押さえておこう

 

ISO9001とは何か、基礎知識と規格について

「ISO9001」とは何でしょうか?

ここからは「品質」に関するISO,「ISO9001」について基礎的な知識から勉強していきましょう!

ISO9001の基礎知識

ISO9001とは「品質マネジメントシステム」のことです。

はちひろ
はちひろ
品質マネジメントシステム?

 

もう少し分かりやすく説明しますと、

・良い製品を作る
・良いサービスを提供する

ことによってお客様(顧客)に満足してもらうことを目指す「仕組みづくり」のことです。
(品質に取り組むしくみ、ともいいます。)

 

はちひろ
はちひろ
仕組みづくりか、、、具体的に何をするんだろう?

 

早速作業をしたい気持ちはよくわかりますが、まずはISO9001の内容についてもう少し詳しく知っておきましょう。

 

はちひろ
はちひろ
取得のメリット・デメリットはこちらに詳しく書いたよ。

 

【ISO9001】を取得するメリットやデメリットは?ISO9001を取得するメリットとデメリットをわかりやすく書きました。...

ISO9001規格の内容について

ISO9001取得の具体的な作業の前に、内容について知っておきましょう!

現在のISO9001は2015年に規格が改定された、2015年版と呼ばれるもので成り立っています。

(それ以前は2008年版でした。)

仕事でよく言われているPDCAと呼ばれるサイクルはご存知ですか?

P(Plan)
D(Do)
C(Check)
A(Action)

のそれぞれ頭文字を使っており、

計画
実行
確認
検討

のサイクルをいいます。

実はISOの活動というものはこのPDCAをきちんと回すシステムそのものなのです。

ここからは規格をもう少し詳しく見ていきましょう。

はじめに・・・
4.1~4.4組織について
5.1~5.3リーダーシップについて

P(Plan・計画)
6.1~6.3計画について
7.1~7.5支援について

D(Do・実行)
8.1~8.7運用について

C(Check・確認)
9.1~9.3評価について

A(Action・検討)
10.1~10.3改善について

で構成されてます。

ひとつずつ順序だてて落とし込むことによりISOのマネジメントシステムがうまく回るようにできています。

 

はちひろ
はちひろ
4.1とか5.2とか言われてもわからん・・・

 

なかなかわかりづらいし、覚えることもできないと思いますが心配いりません。

ISO推進委員を5年以上やっていて、副管理責任者の立場にある私も全然覚えておりません。

はちひろ
はちひろ
こちらに詳しく書いた記事もあるよ。

 

【ISO9001取得を目指す】教育訓練とは?押さえるべき3つのポイント! ISO9001取得のために動き出しました。 1つ1つISO9001の要求事項に合わせて体制を整えているけど、教育訓練って何...

 

ISO9001取得のために何が必要か?手順は?

これからISO9001を取得しようとする場合、取得のためのスケジュールを決めなければなりません。

理由としましては、取得したい時期をゴールとして設定し、そこで審査を受けるためにはそれ以前にISO9001の体制を構築し、運用し、内部監査をし、マネジメントレビューをしなければならないからです。

ゴールから逆算してスケジュールを立てていくとスムーズに審査を受けることができますよ。

ちなみに私の会社では運用開始してから8ヶ月で取得することができました。

スムーズに取得を目指すためにもまずはゴールを設定しスケジュールに落とし込みましょう。

 

はちひろ
はちひろ
内部監査?マネジメントレビュー?なんだそれ?

 

いきなり用語がいくつか出てきました。

1つ1つ勉強してしっかり理解していきましょう。

ISO9001取得のために体制を構築しましょう

ISO9001を取得するためにはきちんとした体制づくりが必要です。

なぜなら全従業員に対していろいろ指示を出そうと思っても、みなさん従来の仕事で忙しいためなかなか難しいからです。

トップは社長を置くとして、

・管理責任者
・ISO推進委員
・ISO事務局

を選任しましょう。

この記事を読んでくださっているあなたも、ひょっとしたらこの中のどれかに選任されたのかもしれませんね。

すでにISOを取得している企業の担当者などと話をすると、「管理責任者はいらない」という人もいましたが、はじめて取得を目指している場合管理責任者を置いておくほうが圧倒的にスムーズに取得できると思います。

管理責任者
ISO推進委員
ISO事務局

は、きちんと選任しておきましょう。

任命された方々は定期的に勉強会を行い、ISO9001について学んで行きましょう。

その際はコンサルタントを利用するのも良いと思います。

ISO9001取得のために現状を見直しましょう

さて、プロジェクトメンバーを選任したら管理責任者が号令をし、各部署の業務の流れを整理してみましょう。

次の3つを中心にして見直してみると良いと思います。

製品(サービス)の流れはどうなっているか

各作業の手順はどうなっているか

各作業の記録はどうなっているか

現状を見直すことはISO9001の大きなPDCAサイクルの「A」の部分にあたります。

現状の見直しから入って、新しい計画→運用→確認→検討のサイクルに持っていきましょう!

ISO9001取得のために管理すべきポイントを明確にしよう

業務を見直したならば、どこが自社の弱い部分なのか、強い部分なのかがわかってきたかと思います。

ここで業務の管理すべきポイントを明確にしましょう!

明確にすることによって次のステップ「計画」を立てる際に非常にスムーズに立てることができるようになります。

ISO9001の場合は「プロセスアプローチ」というものを行い、管理すべきポイントを「各工程ごとに」あぶりだすことができます。

プロセスアプローチを作成するのは非常に大変な作業です。

1つ1つの工程ごとに管理するべきポイントを見つけ出していく作業です。

詳しくは別の記事で書きたいと思います。

ISO9001取得のために具体的な「目標」をたてよう!

管理すべきポイントが明確になったら、その中から達成するべきテーマを1つか2つ選びましょう。

達成するために責任者を決めておくことも忘れずに。

達成すべきテーマの一例を挙げますと、

・不良率5%以下
・社外クレーム0
・○○の作業者できるものを2人増やす

などです。

そして「品質マニュアル」を完成させましょう。

マニュアルの決定とともに各種の規定も決めておきましょう。

・不適合品の管理方法
・文書の管理方法
・内部監査の方法
・是正処置の方法

などです。

 

ISO9001取得のために実際に運用してみよう!

マニュアルが出来上がったらそれを運用しましょう!

といっても実際は今までの業務をもとにマニュアルを作成していると思います。

実際の業務はそのままに、

・各作業の手順は守られているか
・記録はきちんと付けているか
・目標に対して達成度はどうなのか
・教育訓練はどうなのか

こういったことを1つ1つ確認していきます。

ISO9001取得のためにマニュアルの見直しをしよう!

実際にマニュアル通りに運用してみると不具合が生じると思います。

・現場の状況にそぐわない
・無駄な仕事が増えた
・必要ないルールが記載されている

などです。

状況に合わせてどんどんマニュアルを変えていきましょう。

ここで管理責任者はマニュアルを変えることを拒んではいけません。

現場が作業しやすいように、そしてマネジメントシステム(品質に取り組む仕組み)が効果的に回るように積極的にマニュアルを変更していくことが望ましいです。

ISO9001取得のために内部監査・マネジメントレビューを行おう!

内部監査員を任命し、教育しましょう。

どういった点を監査するのか。

・被監査部門が気づいていない重大なリスクを検知できたか

・手順書、記録がきちんとそろっているか

・現場に寄り添った良いアドバイスができたか

こういったところを意識して監査しましょう。

はちひろ
はちひろ
内部監査についてはこちらの記事も参考にしてみて。
はじめてのISO9001内部監査、事前準備や良い進め方は? ISO9001取得に向けてはじめての内部監査だけど、何をしたらよいのかわからない。 事前準備は必要か? どのような項...

 

そのあとはマネジメントレビューです。

これはトップ(社長)にたいして期間内のISO活動をインプット(報告)し、社長からインプットに対してアウトプット(指示)をいただく場となります。

目標管理の内容を変更したりする場合もマネジメントレビューで行うことになります。

普段社長に対して話ができない場合でもここでは堂々と報告をすることができます。

せっかくの場ですので大いに活用しましょう。

はちひろ
はちひろ
普段の月例会議に出れない僕も、ここでは存在感を発揮してるよ!

ISO9001取得のために審査を受け認証してもらおう!

ここまできたらいよいよISO9001の認証審査です。

はじめて認証を受ける場合は

・第1段階審査
・第2段階審査

と2段階で審査を受けることになります。

1度目の審査でダメ出しをされて、2度目の審査で合格する流れです。

審査員は2名できます(会社の規模による)。

現場を一緒に一通り回って、事務所で審査を受けるのが一般的です。

ほぼ書類審査になると思います。

必要な書類(手順書、記録、教育訓練、品質目標の管理、不適合の管理など)がきちんと整合性が取れているかを見られます。

例えば

「教育訓練の計画書」に計画されている訓練に対して、

「教育訓練報告書」がない。

こういった場合は指摘事項として指摘されます。

きちんと整合性をとりましょう。

普段からきちんと管理していれば問題ないと思いますが、審査前にあわてて書類を揃えようとすると残業の嵐となるでしょう。

はちひろ
はちひろ
そうは言っても、初めての時は残業の嵐になるんだ(遠い目・・)

 

まとめ

ここまでISO9001取得のための基礎知識を体験談を交えて説明してきましたがいかがでしたでしょうか?

まとめますと、

まとめ

・ISOとは「国際標準化機構」のこと

・ISOは第三者認定制度となっている

・ISO9001は「品質に取り組むしくみ」

・ISO取得のためにスケジュールを立てる

・ISO取得のために体制を整える

・ISO取得のためにプロジェクトメンバーを中心にひとつずつ準備を行う

ということになります。

生みの苦しみという言葉があるように、ゼロの状態から必要な準備を整えるのは大変な作業になります。

もちろん現在使っている記録をそのまま使っても問題ありません。

本記事ではざっくりした準備について書いてきましたが、別記事で個別に詳しく書いていきたいと思います。

ISO9001取得のプロジェクトメンバーに選ばれたあなた。

この記事を読んで少しでも参考になれば幸いです。

 

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