仕事の知識

はじめてのISO9001内部監査、事前準備や良い進め方は?

ISO9001取得に向けてはじめての内部監査だけど、何をしたらよいのかわからない。

事前準備は必要か?

どのような項目を監査すればよいのか?

良い方法があれば教えて欲しい。

本記事はこのような疑問を持っている方にお答えする記事となっております。

はじめまして、「はちひろ」と申します。

本記事を書いている私の経歴ですが、勤めている会社のISO立ち上げメンバーであり、6年ISO推進委員をしております。

現在はISO副管理責任者の立場にあります。

はちひろ
はちひろ
よろしくおねがいします!

ISO9001をはじめて認証取得するための内部監査について詳しく見ていきたいと思います。

 

ISO9001要求事項についてまとめました↓

【ISO9001:2015取得へ】要求事項を徹底解説!最新版まとめました。 ISO9001取得のためのプロジェクトメンバーに選ばれてしまった。 いろいろ難しいところは管理責任者がやってくれるけど、何...

ISO9001内部監査とは?なぜ行うの?(ねらい)

 

内部監査はなぜ行うのでしょう?

答えは簡単、内部監査を行わないとPDCAの「C」ができないからです。

内部監査のねらいは

・品質マネジメントシステム(品質に取り組むしくみ)がISO9001の要求事項を満たしているか

を見ることにあります。

はじめて認証を受ける場合、

・ISO取得メンバー決定
・業務の見直し
・マニュアル、手順書の整備
・各種記録の整備
・実際の運用

など時間をかけて準備してきました。

これらのことがきちんと運用されているかどうか、を見るのが内部監査ということになります。

こちらの記事も参考にしてください。↓

【ISO9001取得】を目指す、基礎知識と体験談3つのポイントある日突然、 「ISO9001を取得するぞ、担当は君だ。」 と、急にISO推進委員に選ばれてしまった方。 何をすれば良...

 

内部監査に向けて事前準備は必要?

内部監査にとって事前準備がいちばん重要です!

事前準備をしておかないとどこを監査すればいいか、何を見ればいいかまったくわかりません。

ここではどんな事前準備をすればいいのか見ていきましょう。

はちひろ
はちひろ
最低でも次に上げるものだけ準備するだけで全然違うよ!

・業務の流れを知っておこう(前工程、後工程)

・どの部署が関わっているか知っておこう

・被監査部門の課題を知っておこう

・過去の品質問題(社外クレーム)をチェックしよう

・品質目標に対しての現状をチェックしよう

これだけ知っておくだけでも内部監査の中身がぐっと濃いものになりますよ!

業務の流れを知っておこう!

当然ながらその部署がどのような流れで仕事をしているのか知っておく必要があります。

中小企業の場合ですと他部署のことでもよく分かっているかもしれませんが、大きな企業ですと全然知らない部署もあるかと思います。

事前に調べておきましょう。

インプット(前工程)

実際の作業

アウトプット(後工程)

をきちんと把握していることが重要です。

ここがきちんと理解できていないと監査するどころではなくなってしまいます。

 

どの部署が関わっているか知っておこう!

その製品・サービスを作るためにどの部署が関わっているのか知っておきましょう。

先ほどの「前工程」と「後工程」の他にも他の部署が関わっていることがあると思います。

どのように関わっているか、ここを押さえておくことで内部監査がぐっと楽になります。

具体例を上げてみてみましょう。

営業(仕事を取ってくる)

工務(材料の手配)

生産(実際に物を作る)

運輸(お客様のところへ届ける)

お客様(納品する)

上記は私の勤めている会社の流れそのものなのですが、「生産部門」を監査するとして、

前工程は工務。

後工程は運輸。

となっていますね。

しかしそれだけで製品が作れる訳もなく、実際には「総務」や「経理」なんて部署も関わってくるのではないでしょうか?

どのように関わっているのか、伝票だけなのか、電話応対もしてもらっているのか、こういうところまで知っておくと質問しやすくなることでしょう。

 

被監査部門の課題を知っておこう!

被監査部門とは、あなたがこれから監査する部門のことです。

この部門にどんな課題があるのか事前に知っておきましょう。

知っておくことで質問の幅がぐっと広がるはずです。

 

はちひろ
はちひろ
内部監査は意地悪する場ではないから直接聞いておいても大丈夫だよ。

 

よくある課題はこちら

・作業者のスキルの問題

・不良率の問題

・手順が守られてない問題

・単価が安い問題

・社外クレームが多い

・問題をそのままにして改善されていない

・残業の問題(なぜ忙しいのか)

こういったことがあれば事前にリサーチしておきましょう。

 

このような課題を「なぜ解決できないのですか?」

と質問するのではなく、

「どうやったら解決できると思いますか?」

と肯定的な質問にしましょう。

 

過去の品質問題(社外クレーム)をチェックしよう!

 

社外クレームはどの会社でも一番避けたい問題だと思います。

しかし社外クレームは成長のチャンスだと思います。

どんな社外クレームがあったのか知っておくことで、その部署の成長につながる内部監査ができるかもしれません。

具体例を見てみましょう。

先日納品した製品に傷がついていた。

10個納品したうちの4個に傷があったとのこと。

先月にも傷の問題が発生していた。

このような例があったとします。

ここで注目すべきは「先月にも同じ問題が発生していた」というところですね。

つまりまったく改善されてない状態にあるということです。

手を打ったのだが効果が無かったのか、

今までどおりの手順で何も変えていないのか、

原因がわからないのか、

いろんな理由があると思いますが、こういったところも内部監査でどんどん指摘していくところです。

そのためにも過去の品質問題がどのように解決されているのか、事前に知っておくことが重要です。

 

品質目標に対する現状をチェックしよう!

品質目標に対して現状クリアしているのか、クリアできてないのか、3ヶ月連続でクリアできてないのか、こういったことをチェックしておきましょう。

また、自社の品質マニュアルに「不適合管理規程」を作っているかと思います。

ここで、どんな場合が「不適合」なのかをきちんと理解しておきましょう。

こういう場合が多いです。

・社外クレームは不適合

・品質目標3ヶ月連続未達成は不適合
(1ヶ月だけなら大丈夫)

このように具体的にどういった場合が不適合なのかを知っておくことで、内部監査時に指摘することができます。

きちんと勉強しておきましょう。

 

はじめての内部監査、よい進め方は?

よい進め方は経験を積んでいかないとなかなか難しいかと思いますので、はじめはこのテンプレートで進めていけばよいのではないでしょうか?

あいさつ 初回会議と呼ばれるもので、内部監査の趣旨を説明
現場回り 業務の流れを確認する
書類確認 書類の不備がないか確認する。
特に教育訓練、品質目標、設備台帳、社外クレームさらに各工程の記録をきちんとみる
トレーサビリティ(追跡)出来る状態かみる
もう一度現場 書類で分からなかったことを現場へ見に行く
現場の方にインタビュー(質問)する
あいさつ 指摘事項の確認、終了のあいさつ

とくに書類確認は非常に大変です。

どんな書類があるのか把握していないとよくわからないまま時間だけが過ぎて行きます。

ここで不備を指摘することによって、実際のISO審査機関の審査を受けるときに必ず役に立ちます。

はちひろ
はちひろ
最初はお互いはじめてだからずっとマニュアルとにらめっこしている可能性もあるよ

 

どんな書類があるのか、またその書類は「出してください」と言ったら1分以内に出てくるか。

こういったところもきちんと見ておきましょう。

自分もはじめてですが、相手もはじめて内部監査を受けています。

ISO事務局がISO審査に通るためだけに作った書類などがあると、そこに何があるのかわからない状態になってしまいます。

ISOの書類はぱっと見てわかるように管理しておきましょう。

はじめはお互い的外れなことを言い合っているかもしれません。

それでも経験を積むことによって精度はあがっていきます。

上記のテンプレートを参考に進めてもらえばと思います。

 

まとめ

 

はじめてのISO9001内部監査、事前準備や良い進め方は?をみてきました。

たくさん書きましたのでまとめておきます。

 

ここにタイトルを入力

・内部監査の狙いはQMSがISO9001に適合しているか確認すること。

・事前準備は一番大切な重要事項

・業務の流れ、部署の関わり、抱えている課題、過去の品質問題、品質目標の達成度はチェックしておこう。

・事前準備で内部監査が濃いものになる。

でした。

はじめての内部監査で大変かと思いますが、これも慣れです。

実際の認証機関の審査はかなり突っ込んだことを聞かれることがあります。

そのためにも内部監査できちんと監査し、できてないところをきちんと指摘しましょう。

会社がよくなる第一歩になることでしょう。

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